千葉県透析研究会 学術集会運営規程

【目的】
第1条 この規程は、年次学術集会の開催および運営に関し必要な事項を定めることを目的とする。
【開催日】
第2条 学術集会は、原則として毎年11月の最終日曜日に開催する。
【世話人および職務】   
第3条 学術集会の世話人は、役員会の推薦を経て、会長が委嘱する。また、世話人は、学術集会の企画、管理、運営、収支管理を行なう。
【開催に関する承認事項】
第4条 世話人は、次の事項を決定して開催年5月役員会において承認を得なければならない。 
1)会場
2)予算案および参加費
3)講演(特別講演、教育講演、特別企画など)およびセミナーの内容と開催手順について 
4)一般演題募集(締切り、書式、発表形式等)、参加手続き(事前登録等)について
5)県内透析施設現状調査表について
6)案内(開催3ヶ月前)について  
①会告 ②一般演題募集要項 ③県内透析施設現状調査表 ④参加申込書 ⑤抄録書式 等
7)プログラム・抄録集について  
8)その他学術集会に関すること(印刷業者、昼食販売業者選定・申し込み法など)
【運営要員】
第5条 学術集会での運営要員は、世話人施設が行うものとする。但し、要員確保が困難な場合は、幹事施設が支援するものとする。
【会計】
第6条 世話人は、学術集会終了後、収支決算書を1ヶ月以内に作成して役員会の承認を得なければならない。
2)収支剰余金については、学術集会会計へ繰り入れるものとする。
3)運営要員に対して日当10000円、その他必要経費は、役員会で認めたものについて支払うものとする。
4)特別講演、教育講演など謝金については、世話人および役員会に一任する。
【規程の変更】
第7条 この規程は、役員会の議決を経て、総会の承認を経なければ変更することができない。


付則
この規程は平成17年11月28日より施行する。  


*******************************************************************
『運営実務』
1)開催スケジュール表作成
2)会場選定 (参加数:医師約100名、看護師他約600名、技士約200名 3会場確保、演題合計約80)・会場視察および打ち合わせ
3)予算案作成
4)一般演題、特別講演、教育講演、特別企画案
5)会告作成
会告案(開催日、会場等)、一般演題募集要項(抄録書式・締切り)、参加手続き、県内透析施設現状調査表、会告案内(開催3ヶ月前) 部数約200部(140施設+関連企業)
6)プログラム・抄録集作成(座長、司会選定)
発送(開催1ヶ月前) 部数約1500部(参加者約1100名以上) 
7)印刷会社選定:会告、プログラム・抄録集、会場看板・サイン類、受付表、参加証(領収書)等                         
8)運営要員:3会場・受付等約30(40名要)名(役割分担、業務内容)
9)備品一覧作成、事務局管理備品の確認
10)各会場進行台本
11)取得単位(日本医師会、日本透析医学会、日本腎不全看護学会等)関連
12)総会準備(事務局)
13)昼食販売業者選定
14)県内透析施設現状調査集計・配布準備
15)会計処理・収支決算書作成